Bir işletmenin deposunun dolu olması her zaman satışların iyi gittiği anlamına gelmez. Raflarda, depolarda veya şubelerde bulunan ürünlerin bir bölümü uzun süredir hiç satılmıyor, talebini kaybetmiş veya yeniden satılma ihtimali oldukça azalmış olabilir. Bu ürünler işletme açısından yalnızca yer kaplayan stoklar değildir. Aynı zamanda geçmişte para ödenerek satın alınmış ancak henüz yeniden nakde çevrilememiş işletme sermayesidir.
Özellikle perakende, toptan satış, e-ticaret, yedek parça, kırtasiye, tekstil, kozmetik, elektronik ve gıda gibi çok sayıda ürünün yönetildiği işletmelerde zaman içerisinde yavaş hareket eden stokların birikmesi önemli bir finansal probleme dönüşebilir.
Bu noktada karşımıza ölü stok, diğer adıyla atıl stok kavramı çıkar.
Ölü stokların erken tespit edilmemesi; nakit akışının yavaşlamasına, depolama maliyetlerinin artmasına, ürünlerin değer kaybetmesine ve yeni ürünlere ayrılabilecek bütçenin azalmasına neden olabilir. Bu nedenle stok yönetiminin amacı yalnızca “depoda kaç ürün var?” sorusuna cevap vermek değildir. Asıl önemli olan, hangi ürünlerin satıldığını, hangilerinin yavaşladığını ve hangi ürünlere gereğinden fazla sermaye bağlandığını görebilmektir.
Stok hareketlerini daha temel seviyeden değerlendirmek isteyen işletmeler öncelikle Stok Takibi Nedir? KOBİ’ler İçin Stok Yönetimi ve Stok Takip Programı Rehberi içeriğimizi inceleyebilir.
Bu rehberde ölü stokun ne olduğunu, neden oluştuğunu, nasıl tespit edilebileceğini, işletmeye gerçek maliyetini ve atıl stokları azaltmak için hangi yöntemlerin uygulanabileceğini ayrıntılı şekilde ele alacağız.
Ölü Stok Nedir?
Ölü stok; belirli bir süre boyunca satış, kullanım veya başka bir stok hareketi görmeyen ve gelecekte satılma ihtimali önemli ölçüde azalmış ürünleri ifade eder.
Bir ürünün ölü stok kabul edilmesi için bütün işletmelerde geçerli sabit bir süre bulunmaz.
Örneğin hızlı tüketim ürünleri satan bir işletmede üç aydır hiç satılmayan bir ürün dikkat edilmesi gereken bir stok olabilirken yüksek fiyatlı makine parçaları satan bir işletmede aynı ürünün birkaç ay hareket görmemesi normal kabul edilebilir.
Bu nedenle ölü stok değerlendirmesi yapılırken ürünün satış sıklığı, sektör, sezon, raf ömrü, tedarik süresi, ürün yaşam döngüsü ve geçmiş satış performansı birlikte değerlendirilmelidir.
Ölü stok ile “yavaş hareket eden stok” kavramlarını da birbirinden ayırmak gerekir.
Yavaş hareket eden stok hâlâ satılmaktadır ancak satış hızı işletmenin beklentisinin veya geçmiş performansının altına düşmüştür. Ölü stokta ise ürün belirli bir süre boyunca hiçbir satış hareketi göstermemiş veya gelecekte satış ihtimali oldukça zayıflamıştır.
Bu ayrım önemlidir. Çünkü yavaş hareket eden bir ürün için fiyatlandırma, kampanya veya kanal değişikliğiyle satış yeniden hızlandırılabilir. Tam anlamıyla ölü stoka dönüşmüş bir üründe ise daha farklı tasfiye kararları gerekebilir.
Atıl Stok Neden İşletmeler İçin Önemli Bir Problemdir?
Stok satın alındığı anda işletmenin nakdi fiziksel ürüne dönüşür.
Örneğin işletme 300.000 TL değerinde ürün satın aldığında bu tutar artık banka hesabında kullanılabilir para değildir. Ürünlerin tekrar nakde dönüşebilmesi için satılması ve mümkünse satış bedelinin tahsil edilmesi gerekir.
Dolayısıyla stokta uzun süre hareket görmeyen ürünler işletmenin sermayesinin de uzun süre kullanılamaması anlamına gelir.
Bu durum özellikle nakit ihtiyacı yüksek KOBİ’lerde daha büyük önem taşır. İşletme bir tarafta satılmayan ürünlere para bağlamışken diğer tarafta tedarikçi ödemeleri, personel giderleri, vergiler, kira, yeni ürün alımları veya finansman ihtiyaçları için nakit arayabilir.
Stokların işletme sermayesi üzerindeki etkisini daha ayrıntılı incelemek için İşletme Sermayesi Nedir? Net İşletme Sermayesi Nasıl Hesaplanır? rehberimize göz atabilirsiniz.
Ölü stok aynı zamanda depo kapasitesini de verimsiz kullanır. Hızlı satılan ve işletmeye sürekli gelir oluşturan ürünlerin bulunabileceği raflarda aylarca hareket görmeyen ürünler tutuluyor olabilir.
Ürün türüne bağlı olarak bozulma, son kullanma tarihi, teknolojik eskime, moda değişimi, ambalaj yıpranması veya fiziksel hasar gibi riskler de zamanla artar.
Bu nedenle ölü stok yalnızca satış departmanının problemi değildir. Satın alma, finans, depo, satış, pazarlama ve işletme yönetimini aynı anda ilgilendiren bir konudur.
Ölü Stok Neden Oluşur?
Ölü stok çoğu zaman tek bir hatanın sonucu değildir. Satın alma, talep tahmini, satış ve stok takibi süreçlerinde ortaya çıkan küçük hataların zaman içerisinde birleşmesiyle oluşur.
En yaygın nedenlerden biri gereğinden fazla satın alma yapılmasıdır. Tedarikçinin verdiği miktar indirimi, ücretsiz nakliye sınırı veya kampanya fırsatı nedeniyle işletme normal satış hızının çok üzerinde ürün satın alabilir. Birim alış fiyatı daha düşük görünse bile ürün uzun süre satılmazsa elde edilen indirim stok taşıma maliyeti karşısında anlamını kaybedebilir.
İkinci önemli neden yanlış talep tahminidir. İşletme geçmişte iyi satan bir ürünün aynı performansı gelecekte de göstereceğini varsayabilir. Ancak müşteri tercihleri değişebilir, yeni rakip ürünler piyasaya çıkabilir veya ürün kategorisine olan genel talep azalabilir.
Sezonluk ürünler de önemli bir ölü stok kaynağıdır. Kırtasiye ürünleri, tekstil, hediyelik eşya, ısıtma-soğutma ürünleri ve dönemsel kampanya ürünleri yılın belirli zamanlarında yoğun talep görebilir. Sezon sonunda elde kalan yüksek miktardaki ürünler yeni sezona kadar uzun süre depoda bekleyebilir.
Yanlış fiyatlandırma da stok hareketini yavaşlatabilir. Bir ürün piyasadaki alternatiflerine göre pahalı kalmışsa, satış ekibi ürünü yeterince önermiyorsa veya ürün yanlış kategori altında sunuluyorsa talep düşük görünebilir.
E-ticaret işletmelerinde ise sorun bazen gerçek talebin görülmemesinden kaynaklanır. Aynı ürün fiziksel mağaza, kendi internet sitesi ve farklı pazaryerlerinde satılıyorsa bütün satış kanallarının birlikte değerlendirilmesi gerekir. Bilsoft e-Ticaret Entegrasyonu ile sipariş ve stok hareketlerinin merkezi şekilde izlenmesi, farklı kanallardaki ürün hareketlerinin daha düzenli değerlendirilmesine yardımcı olur.
Bir Ürünün Ölü Stoka Dönüştüğü Nasıl Anlaşılır?
Ölü stokları tespit etmek için yalnızca mevcut stok miktarına bakmak yeterli değildir.
Depoda 500 adet bulunan bir ürün günde 100 adet satılıyorsa yüksek stok miktarı problem olmayabilir. Buna karşılık depoda yalnızca 30 adet bulunan fakat son dokuz ayda hiç satılmayan pahalı bir ürün çok daha önemli bir stok riski oluşturabilir.
Bu nedenle stok miktarı ile stok hareketi birlikte değerlendirilmelidir.
En temel yöntemlerden biri ürünün son satış tarihini incelemektir. İşletme ürünlerini 30, 60, 90, 180 ve 365 gündür hareket görmeyen stoklar şeklinde sınıflandırabilir.
Örneğin son 30 gün içerisinde satış gören ürünler aktif stok, 31-90 gün arasında hareket görmeyenler takip edilmesi gereken stok, 91-180 gün arasında satış görmeyenler yavaş hareket eden stok ve 180 günden uzun süredir satılmayan ürünler potansiyel ölü stok olarak değerlendirilebilir.
Ancak bu sürelerin sektör ve ürün grubuna göre değiştirilmesi gerekir.
Ürünün geçmiş satış miktarı da kontrol edilmelidir. Geçen yıl ayda 100 adet satan ancak son üç ayda yalnızca 5 adet satılan bir ürün henüz tamamen ölü stok değildir fakat satış hızında ciddi bir yavaşlama yaşandığı açıktır.
Bu nedenle yalnızca “satıldı mı, satılmadı mı?” sorusu yerine “satış hızı nasıl değişiyor?” sorusunun sorulması gerekir.
Stok Devir Hızı Ölü Stoku Tespit Etmek İçin Nasıl Kullanılır?
Ölü stokların erken belirtilerini görmek için kullanılabilecek önemli göstergelerden biri stok devir hızıdır.
Stok devir hızı, işletmenin stoklarını belirli bir dönemde kaç kez sattığını ve yenilediğini gösterir.
Ürün bazında stok devir hızı sürekli düşüyorsa ürünün satış performansında veya satın alma politikasında bir problem olabilir.
Örneğin benzer iki üründen biri yılda sekiz kez, diğeri yalnızca bir kez dönüyorsa ikinci ürün için daha ayrıntılı analiz yapmak gerekebilir.
Ancak düşük stok devir hızı tek başına ürünün ölü stok olduğunu göstermez. Yüksek değerli, özel siparişe bağlı veya stratejik ürünlerde devir hızının doğal olarak daha düşük olması mümkündür.
Bu nedenle stok devir hızını ürünün geçmiş performansı ve benzer ürün gruplarıyla karşılaştırmak daha sağlıklı sonuç verir.
Hesaplama yöntemini ve stokta kalma süresiyle ilişkisini öğrenmek için Stok Devir Hızı Nedir? Nasıl Hesaplanır? rehberimizi inceleyebilirsiniz.
Ölü Stok Oranı Nasıl Hesaplanabilir?
İşletmeler stok portföyündeki atıl ürünlerin büyüklüğünü izlemek için basit bir ölü stok oranı oluşturabilir.
Temel yaklaşım şu şekilde kullanılabilir:
Ölü Stok Oranı = Ölü Stok Olarak Belirlenen Ürünlerin Toplam Stok Değeri / Toplam Stok Değeri × 100
Örneğin işletmenin toplam stok maliyetinin 1.500.000 TL olduğunu düşünelim.
Analiz sonucunda son 12 ay boyunca hiç hareket görmeyen ürünlerin maliyet değeri 225.000 TL olarak belirlensin.
Bu durumda:
225.000 / 1.500.000 × 100 = %15
İşletmenin stok değerinin yüzde 15’i ölü veya ciddi biçimde atıl durumda olabilir.
Bu oran tek başına yeterli bir performans ölçütü değildir. Ancak aylık veya üç aylık olarak aynı yöntemle takip edildiğinde stok yönetiminin iyileşip iyileşmediğini gösterebilir.
Örneğin ölü stok oranının yüzde 15’ten yüzde 9’a gerilemesi alınan aksiyonların sonuç verdiğine işaret edebilir.
Ölü Stokların İşletmeye Gerçek Maliyeti Nedir?
Bir ürünün alış maliyeti 10.000 TL ise işletmenin ölü stok nedeniyle kaybettiği tutarın yalnızca 10.000 TL olduğu düşünülmemelidir.
Ürün depoda kaldığı sürece raf veya depo alanı kullanır. Sayım, taşıma ve depo operasyonlarında zaman harcanmasına neden olabilir. Bazı ürünlerde sigorta, güvenlik, iklimlendirme ve muhafaza giderleri oluşabilir.
Bunun yanında fırsat maliyeti de vardır.
Satılmayan ürüne bağlanan 10.000 TL işletmenin başka bir ürünü satın almak, reklam yapmak, borç ödemek veya yeni bir yatırım gerçekleştirmek için kullanabileceği paradır.
Bu nedenle ölü stok problemi nakit dönüşüm süresiyle de doğrudan ilişkilidir. Ürün ne kadar uzun süre satılmadan kalırsa işletmenin satın alma için harcadığı nakdin yeniden işletmeye dönme süresi de uzar.
Stokların nakit döngüsü üzerindeki etkisini görmek için Nakit Dönüşüm Süresi (CCC) Nedir? DSO, DIO ve DPO ile İşletme Sermayesi Yönetimi içeriğimizi inceleyebilirsiniz.
Ölü Stokları Azaltmak İçin İlk Adım Nedir?
İlk adım hemen indirim yapmak değildir.
Öncelikle ürünün neden satılmadığı anlaşılmalıdır.
Ürün yanlış fiyatlandırılmış olabilir. Yanlış mağazada veya depoda bulunabilir. İnternet sitesinde yeterince görünür olmayabilir. Satış ekibi ürünü önermiyor olabilir. Ürünün alternatifi daha avantajlı hale gelmiş olabilir veya müşteri talebi tamamen ortadan kalkmış olabilir.
Bu nedenlerin her biri farklı aksiyon gerektirir.
Satış potansiyeli hâlâ bulunan bir ürünü doğrudan zararına satmak yerine önce ürünün fiyatı, satış kanalları ve müşteri kitlesi yeniden değerlendirilebilir.
Birden fazla depo veya şubesi bulunan işletmelerde aynı ürün bir lokasyonda hiç satılmazken başka bir lokasyonda yoğun talep görebilir. Böyle bir durumda yeni ürün satın almak yerine mevcut stokların depolar arasında aktarılması daha verimli olabilir.
Bilsoft’un Depo Aktarım Modülü ürünlerin depolar arasındaki hareketlerinin kayıtlı şekilde yönetilmesine ve depo bazlı stokların izlenmesine yönelik özellikler sunar.
Atıl Stoklar Nasıl Satışa Dönüştürülebilir?
Ölü stokları azaltmak için uygulanabilecek yöntem ürünün durumuna göre değişir.
Hâlâ müşteri talebi bulunan ancak satış hızı düşük ürünlerde fiyat optimizasyonu yapılabilir. Ürün rakip fiyatları, kâr marjı ve elde tutma maliyeti birlikte değerlendirilerek daha uygun bir satış fiyatı belirlenebilir.
Bir diğer yöntem ürünleri paket halinde sunmaktır. Yavaş hareket eden bir ürün, yoğun talep gören başka bir ürünle birlikte avantajlı paket olarak satılabilir.
Çapraz satış da değerlendirilebilir. Örneğin ana ürün satın alan müşterilere tamamlayıcı nitelikteki yavaş hareket eden ürünlerin önerilmesi satış hızını artırabilir.
Fiziksel mağazalarda ürünlerin kasa çevresi veya daha görünür alanlarda sergilenmesi, e-ticarette ise kategori, ürün önerileri veya kampanya sayfalarında daha görünür hale getirilmesi denenebilir.
Perakende işletmelerinde satış ve stok hareketlerinin birlikte değerlendirilmesi önemlidir. Barkodlu satış yapan işletmeler Bilsoft Perakende Hızlı Satış Programı üzerinden satış gerçekleştikçe stok hareketlerini takip edebilir ve ürün bazlı satış performansını daha düzenli inceleyebilir.
Her Ölü Stok İndirimle Satılmalı mıdır?
Hayır.
İndirim, ölü stok yönetiminde kullanılabilecek araçlardan biridir ancak otomatik çözüm değildir.
Sürekli yüksek indirim yapmak ürünün kâr marjını düşürebilir ve müşterilerin normal fiyatla satın alma davranışını bozabilir.
Öncelikle ürünün neden satılmadığı belirlenmelidir.
Sorun fiyat kaynaklıysa indirim mantıklı olabilir. Ancak ürün yanlış mağazada bulunuyorsa depo transferi, yanlış satış kanalında sunuluyorsa kanal değişikliği veya yeterince görünür değilse pazarlama çalışması daha doğru çözüm olabilir.
Gerçek anlamda talebini kaybetmiş ürünlerde ise zarar sınırlama yaklaşımı uygulanabilir. Ürünün ileride daha da değer kaybetme ihtimali yüksekse daha düşük marjla satış, toplu satış veya tasfiye mevcut zararın büyümesini engelleyebilir.
Karar verirken yalnızca geçmiş alış fiyatına bağlı kalmak yerine ürünün gelecekte işletmeye oluşturacağı taşıma maliyeti de değerlendirilmelidir.
Stok Sayımı Ölü Stok Yönetiminde Neden Önemlidir?
Analizler ancak sistemdeki stok miktarı doğruysa anlamlıdır.
Programda 100 adet görünen bir üründen fiziksel olarak yalnızca 60 adet bulunuyorsa ürünün stok değeri ve hareket analizi de hatalı olacaktır.
Benzer şekilde sistemde sıfır görünen ancak depoda uzun süredir bekleyen ürünler gerçek ölü stok miktarını gizleyebilir.
Bu nedenle belirli aralıklarla fiziksel stok sayımı yapılması gerekir.
Bilsoft Stok Sayım Modülü barkod veya ürün tablosu üzerinden stok sayımı yapılmasına, sayım sonuçlarının sistemdeki bilgilerle karşılaştırılmasına ve stok bilgilerinin güncellenmesine yönelik özellikler sunar.
Özellikle çok sayıda stok kartı bulunan işletmelerde düzenli sayım, yalnızca kayıp veya eksik ürünleri tespit etmek için değil, stok analizlerinin güvenilirliğini korumak açısından da önemlidir.
Satın Alma Politikası Değişmeden Ölü Stok Sorunu Çözülür mü?
Mevcut ölü stokları kampanya veya indirimle azaltmak sorunun yalnızca görünen kısmını çözer.
İşletme aynı satın alma alışkanlıklarını sürdürürse birkaç ay sonra yeni ölü stoklar oluşabilir.
Bu nedenle asıl hedef stok tasfiyesinden sonra satın alma sürecini iyileştirmektir.
Bir ürün yeniden sipariş edilmeden önce mevcut stok miktarı kadar satış hızı da kontrol edilmelidir.
Örneğin depoda yalnızca 50 adet kalmış olması tek başına ürünün yeniden alınması gerektiğini göstermez. Ürün ayda yalnızca 2 adet satılıyorsa mevcut stok yaklaşık 25 aylık ihtiyacı karşılıyor olabilir.
Tam tersine depoda 500 adet bulunan ve günde 100 adet satılan bir ürün için yeniden sipariş kısa sürede gerekli hale gelebilir.
Satın alma kararlarında “kaç adet var?” sorusunun yanına mutlaka “ne hızla satılıyor?” sorusu eklenmelidir.
EOQ ile Ölü Stok Riski Nasıl Azaltılabilir?
Ekonomik Sipariş Miktarı veya EOQ, işletmenin her satın alma işleminde yaklaşık ne kadar ürün sipariş etmesinin uygun olabileceğini değerlendirmek için kullanılan stok yönetimi yöntemlerinden biridir.
Amaç gereğinden sık sipariş vererek operasyon maliyetini yükseltmek ile tek seferde fazla ürün satın alarak stok maliyetini artırmak arasında denge kurmaktır.
Özellikle geçmişte “fiyat uygunken çok alalım” yaklaşımı nedeniyle fazla stok problemi yaşayan işletmeler EOQ yaklaşımından yararlanabilir.
Ancak EOQ tek başına kullanılmamalıdır. Talep değişimi, tedarik süresi, güvenlik stoğu, minimum sipariş miktarı ve sezon etkisi birlikte değerlendirilmelidir.
Detaylı hesaplama örnekleri için EOQ Nedir? Ekonomik Sipariş Miktarı Nasıl Hesaplanır? rehberimizi inceleyebilirsiniz.
Minimum ve Maksimum Stok Seviyeleri Nasıl Kullanılmalıdır?
Birçok işletme yalnızca minimum stok miktarına odaklanır.
Ürün belirli seviyenin altına düştüğünde yeniden sipariş verilir.
Ancak ölü stok riskini azaltmak için maksimum stok seviyesinin de belirlenmesi gerekir.
Maksimum stok seviyesi bir ürün için gereğinden fazla satın alma yapılmasını engellemeye yardımcı olur.
Örneğin ürünün aylık ortalama satışı 100 adet ve normal koşullarda iki aylık stok yeterliyse depoda 900 adet ürün bulunması dikkat edilmesi gereken bir durumdur.
Bilsoft Stok Risk Limit Modülü kritik stok seviyelerinin tanımlanması ve stokların belirlenen limitler üzerinden takip edilmesine yönelik özellikler sunar.
Bu yaklaşım yalnızca stok tükenmesini önlemek için değil, gereğinden fazla stok tutulmasını fark etmek açısından da satın alma politikalarının daha kontrollü oluşturulmasına yardımcı olabilir.
Pareto Analizi ile Hangi Stoklara Öncelik Verilmelidir?
Yüzlerce veya binlerce stok kartına sahip işletmeler bütün ürünleri aynı yoğunlukta inceleyemez.
Bu durumda Pareto yaklaşımı kullanılabilir.
Örneğin toplam ölü stok değerinin önemli bölümünün yalnızca sınırlı sayıdaki üründen kaynaklandığı görülebilir.
İşletmenin 2.000 farklı stok kartı olabilir ancak atıl stoklara bağlanan sermayenin büyük bölümü yalnızca 50 üründe yoğunlaşmış olabilir.
Bu durumda bütün ürünlere aynı anda müdahale etmek yerine finansal etkisi en yüksek ürünlerden başlamak daha uygulanabilir bir yöntemdir.
Pareto yönteminin satış, stok ve müşteri analizinde nasıl kullanılabileceğini öğrenmek için Pareto Analizi Nedir? KOBİ’ler İçin 80/20 Kuralı Rehberi içeriğimizi inceleyebilirsiniz.
E-Ticarette Ölü Stok Riski Nasıl Azaltılır?
E-ticarette ürünlerin birden fazla kanalda aynı anda satılması stok yönetimini daha karmaşık hale getirebilir.
Bir ürün kendi internet sitesinde yavaş satılırken belirli bir pazaryerinde hızlı hareket ediyor olabilir.
Bu nedenle ürün performansını yalnızca tek kanal üzerinden değerlendirmek yanıltıcı olabilir.
Bütün satış kanallarından gelen siparişlerin birlikte analiz edilmesi, ürünün gerçek talep seviyesinin görülmesini kolaylaştırır.
Ayrıca stok bilgilerinin kanallar arasında güncel tutulması da önemlidir. Bir kanalda gerçekleşen satış diğer kanallardaki stok miktarına yansımıyorsa satın alma ekipleri yanlış verilere göre karar verebilir.
Bilsoft e-Ticaret Entegrasyonu; web sitesi siparişlerinin sisteme aktarılması, stokların güncellenmesi ve sipariş ile fatura süreçlerinin merkezi şekilde yönetilmesine yönelik entegrasyon özellikleri sunar.
Üretim İşletmelerinde Atıl Stok Nasıl Oluşur?
Üretim yapan işletmelerde ölü stok yalnızca satılmayan mamullerden oluşmaz.
Kullanılmayan hammaddeler, üretimi sonlandırılmış ürünlere ait parçalar, fazla satın alınan ambalajlar ve artık ihtiyaç duyulmayan yarı mamuller de atıl stok haline gelebilir.
Bir ürün modelinin üretimi durdurulduğunda ona özel hammaddelerin tekrar kullanılabilir olup olmadığı kontrol edilmelidir.
Üretim ile satın alma birbirinden bağımsız yürütüldüğünde gelecekte kullanılmayacak hammaddeler için gereksiz siparişler verilebilir.
Bilsoft Üretim Takip Modülü üretim süreçleriyle hammadde ve stok hareketlerinin birlikte takip edilmesine yönelik özellikler sunar.
Üretim planlarının stok verileriyle birlikte değerlendirilmesi, hem hammadde eksikliği hem de gereksiz hammadde birikimi riskinin azaltılmasına yardımcı olur.
Ölü Stok Takibi Ne Sıklıkla Yapılmalıdır?
Kontrol sıklığı işletmenin satış hacmine göre belirlenmelidir.
Binlerce günlük işlem yapan hızlı tüketim veya perakende işletmelerinde ürün hareketleri aylık hatta bazı kritik kategorilerde haftalık takip edilebilir.
Daha yavaş ürün döngüsüne sahip işletmelerde aylık veya üç aylık analiz yeterli olabilir.
Önemli olan ölü stok analizinin yılda bir kez yapılan dönem sonu çalışmasına dönüşmemesidir.
Ürün tamamen satılamaz hale geldikten sonra fark edilmesi yerine satış hızındaki düşüşün erken aşamada yakalanması daha değerlidir.
Bu nedenle işletmeler belirli aralıklarla son satış tarihi, stok miktarı, stok değeri, satış hızı, stokta kalma süresi ve ürün grubunu birlikte incelemelidir.
Excel ile Ölü Stok Takibi Yapılabilir mi?
Az sayıda ürünü bulunan küçük işletmeler Excel üzerinden temel bir ölü stok analizi yapabilir.
Ürün kodu, ürün adı, mevcut stok, alış maliyeti, son satış tarihi ve son 30-90-180 günlük satış miktarları tek tabloda toplanarak ürünler hareket durumuna göre sınıflandırılabilir.
Ancak stok kartı sayısı ve günlük işlem hacmi arttıkça manuel tabloların güncel tutulması zorlaşır.
Satış yapıldıktan sonra Excel dosyası güncellenmezse mevcut stok miktarı kısa sürede gerçek durumdan uzaklaşabilir. Fatura, satış, iade, depo transferi ve satın alma işlemleri farklı yerlerde tutulduğunda ürünün gerçek hareket geçmişini çıkarmak da zorlaşır.
Bu nedenle büyüyen işletmelerde stok verilerinin satış ve finansal hareketlerle entegre tutulması daha sürdürülebilir bir yöntemdir.
Stok, cari, kasa, banka ve fatura işlemlerini merkezi şekilde yönetmek isteyen işletmeler Bilsoft Ön Muhasebe Programları seçeneklerini inceleyebilir. Bilsoft’un çözümleri stok yönetimini diğer temel ön muhasebe süreçleriyle aynı yapı altında takip etmeye yöneliktir.
Ölü Stokları Önlemek İçin Sürdürülebilir Bir Sistem Nasıl Kurulur?
Başarılı stok yönetimi, ölü stokları yılda bir kez tespit edip temizlemekten ibaret değildir.
Asıl hedef ürün daha ölü stok haline gelmeden önce riski fark etmektir.
Bunun için satış, satın alma ve stok verilerinin düzenli tutulması gerekir.
Her ürün için geçmiş satış hızı takip edilmeli, olağan dışı yavaşlamalar belirlenmeli, gereksiz satın alma kararları engellenmeli ve minimum-maksimum stok seviyeleri ürün grubuna göre tanımlanmalıdır.
Sezonluk ürünlerde geçmiş yılın aynı dönemleriyle karşılaştırma yapılmalı; yeni ürünlerde ise ilk satış sonuçlarına göre satın alma miktarları yeniden değerlendirilmelidir.
Düzenli fiziksel sayım sayesinde sistem ile gerçek stok arasındaki farklar giderilmeli, birden fazla satış kanalı kullanılan işletmelerde stokların mümkün olduğunca merkezi şekilde takip edilmesi sağlanmalıdır.
En önemlisi de satın alma kararları alışkanlığa göre değil veriye göre verilmelidir.
“Geçen sefer 1.000 tane almıştık, yine 1.000 tane alalım” yaklaşımı yerine satış hızı, mevcut stok, bekleyen siparişler ve tedarik süresi birlikte değerlendirilmelidir.
Sonuç: Depodaki Her Ürün Stoktur, Ancak Her Stok Değer Üretmez
İşletmeler açısından stok bulundurmak kaçınılmazdır.
Müşteri talebini zamanında karşılayabilmek için doğru ürünlerin doğru miktarda bulunması gerekir.
Ancak stok arttıkça işletmenin daha güçlü hale geldiğini düşünmek doğru değildir.
Uzun süre satılmayan ürünler işletmenin parasını depoya bağlar, alan kullanımını azaltır, operasyon yükü oluşturur ve zaman içerisinde değer kaybetme riski taşır.
Bu nedenle başarılı stok yönetiminin temel amacı mümkün olduğunca fazla ürün bulundurmak değil, doğru ürünleri doğru miktarda ve doğru zamanda bulundurmaktır.
Ölü stok yönetimi de bu yaklaşımın önemli bir parçasıdır.
Son satış tarihlerini, stok devir hızını, stokta kalma sürelerini ve ürün bazlı satış performansını düzenli takip eden işletmeler riskli ürünleri daha erken fark edebilir.
Ardından fiyatlandırma, kampanya, depo transferi, farklı satış kanalları veya tasfiye gibi yöntemlerle mevcut stoklara yönelik aksiyon alınabilir.
Ancak kalıcı çözüm satın alma ve stok yönetimi süreçlerinin veriye dayalı hale getirilmesidir.
Bilsoft Ön Muhasebe Programı ile stok hareketlerini; cari hesap, alış-satış faturaları, kasa, banka ve diğer finansal süreçlerle birlikte takip ederek işletmenizin stok yapısını daha görünür hale getirebilirsiniz.
Ölü Stok Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
1. Ölü stok ne demektir?
Ölü stok; belirli bir süre boyunca satılmayan, kullanılmayan veya hareket görmeyen ve gelecekte satılma ihtimali önemli ölçüde azalmış stokları ifade eder. Hangi süreden sonra ürünün ölü stok kabul edileceği işletmenin sektörüne ve ürün yapısına göre değişir. Hızlı tüketim ürünlerinde birkaç aylık hareketsizlik önemli olabilirken yüksek değerli veya özel ürünlerde daha uzun süreler normal kabul edilebilir.
2. Ölü stok ile yavaş hareket eden stok aynı şey midir?
Tam olarak aynı değildir. Yavaş hareket eden stok satış görmeye devam eder ancak satış hızı geçmiş dönemlere veya beklentilere göre düşüktür. Ölü stok ise uzun süredir hiç hareket görmeyen ve satış ihtimali önemli ölçüde azalmış ürünleri ifade eder. Yavaş hareket eden stokların erken tespit edilmesi, ürünler tamamen ölü stok haline gelmeden aksiyon alınmasını sağlar.
3. Ölü stoklar nasıl azaltılır?
Öncelikle ürünün neden satılmadığı belirlenmelidir. Fiyatlandırma, yanlış satış kanalı, düşük görünürlük, fazla satın alma veya talep kaybı gibi nedenler birbirinden farklı çözümler gerektirir. Ürünler yeniden fiyatlandırılabilir, kampanyaya alınabilir, başka depo veya şubeye aktarılabilir, farklı satış kanallarında sunulabilir ya da hızlı satan ürünlerle paketlenebilir. Gelecekte aynı sorunun oluşmaması için satın alma miktarlarının satış hızı ve mevcut stok seviyelerine göre planlanması gerekir.
4. Ölü stokları önlemek için hangi veriler takip edilmelidir?
Ürün bazında mevcut stok miktarı, stok maliyeti, son satış tarihi, belirli dönemlerdeki satış miktarı, stok devir hızı ve stokta kalma süresi birlikte izlenmelidir. Ayrıca tedarik süresi, sezon etkisi ve bekleyen siparişler de satın alma kararlarına dahil edilmelidir. Düzenli ve güncel stok verisi, ölü stok riskinin ürün tamamen atıl hale gelmeden fark edilmesini kolaylaştırır.
Diğer Bloglarımızı İncelediniz mi?
Ölü stok ve stok maliyetleri konusunda daha kapsamlı bir yönetim sistemi oluşturmak için Bilsoft Blog’daki ilgili rehberlerimizi de inceleyebilirsiniz.
Stok Takibi Nedir? KOBİ’ler İçin Stok Yönetimi ve Stok Takip Programı Rehberi — Stok giriş-çıkışlarından ABC analizine, depo yönetiminden stok takip programına kadar stok yönetiminin temel yapısını inceleyin.
Stok Devir Hızı Nedir? Nasıl Hesaplanır? — Ürünlerinizin hangi hızda satıldığını ve ortalama stokta kalma süresini hesaplamayı öğrenin.
EOQ Nedir? Ekonomik Sipariş Miktarı Nasıl Hesaplanır? — Gereğinden fazla ürün satın almadan sipariş miktarlarını daha sistemli planlamak için ekonomik sipariş miktarı yöntemini inceleyin.
Nakit Dönüşüm Süresi Nedir? DSO, DIO ve DPO ile İşletme Sermayesi Yönetimi — Stokların, tahsilatların ve tedarikçi ödemelerinin işletmenizin nakit döngüsünü nasıl etkilediğini öğrenin.
Pareto Analizi Nedir? KOBİ’ler İçin 80/20 Kuralı Rehberi — Stoklarınız arasında finansal etkisi en yüksek ürünleri belirleyerek hangi alanlara öncelik vermeniz gerektiğini analiz edin.